Sist oppdatert 20. januar 2022
Den lutherske kirke i Norge eksisterer for å plante og veilede menigheter som ved Ord og sakrament kan hjelpe kirkens medlemmer og deres barn til å vokse i troen på Jesus. Vi vil føre mennesker i eget og andre land til tro på Jesus og derigjennom hjelpe til med å plante nye menigheter.
For å utføre vår tjeneste som kirkesamfunn behandler vi en del personopplysninger. Formålet med denne erklæringen er å synliggjøre hvordan og hvorfor LKN som kirkesamfunn samler inn, håndterer og sikrer personopplysninger. På den måten er denne erklæringen et bruksdokument som skal holdes oppdatert.
Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi ikke har bruk for lenger.
Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er det LKN som er ansvarlig for behandlingen av disse. Våre ansatte og frivillige medarbeidere har skrevet under på en taushetserklæring. Dersom vi bruker nettjenester eller andre firma til å gjøre deler av jobben for oss, har vi egne databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med dine rettigheter og innholdet i denne personvernerklæringen.
Norsk lov pålegger oss å rapportere inn enkelte opplysninger til myndighetene. Eksempler på dette er informasjon om givere med rett til skattefradrag og medlemmer som det søkes økonomisk støtte for. Dersom en domstol krever det, er vi også pålagt å gi politiet innsyn i våre systemer.
Når og hvordan samler vi inn personopplysninger?
Vi behandler i all hovedsak personopplysninger om deg i følgende tilfeller:
- Du har oppgitt personopplysninger på et skjema (papir eller på nett), via e-post, telefon eller i samtale med prest, ansatte eller frivillige medarbeidere.
- Du har kommunisert med oss via post, e-post, sosiale medier eller andre kanaler hvor vi for opplysninger om hvem du er.
- Du har gitt en gave til en av våre gavekontoer eller via vipps, og/eller tegnet fast givertjeneste.
- Andre har oppgitt personopplysninger om deg, f.eks. når foreldre melder barn på opplegg for barn/ungdommer, når du er oppgitt som familiemedlem, fadder eller pårørende, eller vi har mottatt tips om å kontakte deg.
Våre nettsider bruker i tillegg anonyme informasjonskapsler, som ikke inneholder personopplysninger. Infokapsler hjelper oss å kartlegge bruken av nettsidene og gjør det mulig å opprette områder hvor brukeren må logge inn.
Hvor lagrer LKN personinfo?
Personinfo lagres på ulike plasser avhengig av hvordan vi har mottatt den, og hva som er formålet med håndteringen. Eksempler på dette kan være fysiske lagringsplasser som kirkeboken og kirkesamfunnets arkiv. Eksempler på digitale løsninger er personkartotek, regnskapssystem, og e-postsystemer med dokumentlagring. Det er Google som håndterer kirkesamfunnets e-postsystemer.
Ansatte og medarbeidere kan også ha private notater, kontaktinfo på mobil, e-post osv.
Ansatte og medarbeidere pålegges varsomhet ved utskrift av e-post med personinfo, og pålegges å ha rutiner for sletting av gammel e-post, samt. makulering eller forsvarlig tilintetgjørelse av utskrifter og annen fysisk lagret personinfo.
Medlemskap og kirkebok
Medlemskap i LKN kan tegnes i samsvar med kirkesamfunnets regler, og blir ved inntredelse skrevet inn i kirkeboken med navn, fødselsdato og fødselsnummer, dåpsdato og registrert adresse. Innmeldingsskjema med bekreftelse av at en ikke er medlem i et annet tros- og livssynssamfunn i Norge, samt evt. fysisk kopi av dåpsattest blir i tillegg arkivert i form a fysisk kopi. Ved innmeldelse av barn under 15 år lagres også navn, kontaktinformasjon og fødselsnummer til foreldre/verge. Navn og kontaktinformasjon vil ved innmeldelse også bli lagret i kirkesamfunnets digitale personkartotek.
Utmeldte medlemmer strekes ut av kirkeboken og noteres på eget ark for utmeldte. Dette er nødvendig blant annet for å kunne gi utmeldingsattest.
I kirkeboken lagres også informasjon om:
- Dåp utført i LKN: Ved dåp lagres dåpsdato og dåpssted. Om den døpte lagres fødselsnummer, fødested, kjønn, navn og adresse. Om foreldre lagres fødselsnummer, navn og adresse. Om faddere lagres navn og adresse.
- Konfirmasjon utført i LKN.
- Velsignelse av ekteskap utført i LKN.
- Gravferder utført i LKN.
All informasjon som er nedtegnet i kirkeboken vil bli lagret hele kirkesamfunnets levetid. Dette for at vi skal kunne utføre våre forpliktelser til nåværende og evt. tidligere medlem, f.eks. ved å utstede dåpsattest eller utmeldingsattest. Informasjon i kirkeboken er videre av statistisk og historisk interesse for ettertiden.
Lovpålagt registrering
Når landets myndigheter av legetime grunner, for eksempel smittevernhensyn, krever registering av deltakelse på kirkesamfunnets gudstjenester og arrangement, registrerer vi navn og telefonnummer til en kontakt i hver husstand, antall deltakere fra husstanden, samt. dato og tittel på arrangementet. Deltakere kan også gis anledning til å skrive seg på fast deltakerliste.
Uutfylt liste over faste deltakere lagres elektronisk. Utfylte lister legges i sikker lagring på lokalmenighetens kontor i den tid myndighetene krever og makuleres deretter.
Digitalt personkartotek
LKNs digitale personkartotek er et redskap for å holde kontakt med og følge opp medlem, ansatte, frivillige medarbeidere, deltakere i arrangement og andre som har uttrykket ønske om kontakt med kirkesamfunnet. I det digitale personkartoteket lagres de fleste personopplysninger som vi behandler: Navn og kontaktinfo, evt. personnummer, tilhørighet i lokal menighet, arrangementer, frivillige tjenester, verv, abonnementer, samtykke om å motta informasjon osv.
Til personkartoteket bruker vi plattformen Cornerstone, som er produsert av Kommunion AS og leveres til oss av KNIF Regnskap.
Verv og frivillige
Personer som har frivillige oppgaver i LKN i form av tillitsverv i lokale menigheter, styreverv og lederoppgaver på arrangementer registreres i vårt digitale personkartotek. De vil bli registrert med navn og kontaktinformasjon for å kunne formidle nødvendig informasjon fra kirkesamfunnet eller menigheten. Fødselsdato og kjønn lagres for å kunne fordele oppgaver der det er nødvendig å ta hensyn til kjønn og alder. I tillegg registreres det start- og eventuell sluttdato for et verv og sted og datoer for arrangementer en hadde lederoppgaver på.
Frivillige medarbeidere som har oppgaver blant barn og unge eller blant funksjonshemmede, blir bedt om å levere politiattest. Attesten blir arkivert i sikker lagring.
Opplysninger om tillitsverv, styreverv og opplysninger om levert politiattest oppbevares i hele kirkesamfunnets levetid.
Medier og publikasjoner
Utgitt materiale, f.eks. menighetsblad, bøker eller videoopptak fra gudstjenester og andre arrangement kan inneholde personinfo, f.eks. navn på personer som forekommer i vedkommende sak, navn på forfatter, fotograf, designer, opphavsrettsholder etc. Info som fremkommer i publisert materiale anses deretter å være offentlig informasjon som ikke kan trekkes tilbake.
Sosiale medier der LKN er representert, f.eks. Facebook og Instragram, vil samle inn opplysninger om deg i tråd med sine personvernerklæringer om du inngår relasjon med LKN på deres sider. Det skjer når du besøker sider og profiler tilhørende LKN, trykker på lenker på disse sidene, liker, følger, kommenterer, deler osv. Forsvarlig behandling av disse personopplysningene er ansvarsområdet til eier av vedkommende Sosiale mediet. Vi forholder oss til disse som brukere (ikke eiere).
Gaver og givertjeneste
LKN gir medlemmer og andre deltakere på gudstjenester og arrangement mulighet til å gi økonomiske gaver til kirkesamfunnet. Gaven kan øremerkes til en bestemt avdeling, f.eks. lokal menighet, misjonsprosjekt eller Ad-Fontes presteutdanning. Hva som lagres av personinformasjon avhenger av måten gaven gis.
- Ved registrering av faste givere lagrer vi personopplysninger for å tilrettelegge for den faste givertjenesten. Opplysningene kommer enten fra skjema på nett eller skjema på papir. Vi lagrer navn og kontaktinformasjon for å kunne registrere giveravtalen på riktig person og sende ut relevant informasjon. Vi lagrer også informasjon om hvilken avdeling gaven skal godskrives.
- Ved registrering av enkeltgaver blir navn på giver lagret i kirkesamfunnets regnskap. Informasjonen kommer fra skjema på nett eller bankbilaget. Dersom giver ønsker skattefradrag for gaven og oppgir sitt fødselsnummer, så lagres dette. For hver innbetaling lagrer vi tidspunkt, beløp og bankkontonummer.
- Gaver på Vipps registreres i kirkesamfunnets regnskap med navn og melding. Disse opplysningen brukes for å sikre at gaven godskrives riktig avdeling.
Har en giver gitt pengegave(r) på minst 500 kroner til LKN i løpet av et år, gir det rett på skattefradrag. For 2021 er maksimalt fradrag for gaver 50 000 kroner. LKN vil hvert år sende en oversikt til Skatteetaten over giverne som har rett på skattefradrag for foregående år. Dette gjelder medlem som er registrert med personnummer, samt. andre som har oppgitt personnummer ved opprettelse av givertjeneste. Dersom du har rett på skattefradrag, får du tilsendt en årsoppgave som viser hvilke opplysninger som er rapportert inn.
Det er kun ansvarlig person for givertjenste som etter å ha undertegnet taushetsplikt, har adgang til personopplysninger om givertjenste. Kirkesamfunnets prester kan ikke ha et slikt verv.
Lagring av personinformasjon i regnskapet styres av bokføringslovens pålegg om oppbevaring av regnskapsopplysninger. Navn og andre personopplysninger slettes fra regnskapssystem når vi ikke lenger har behov for dem for å kunne oppfylle disse forpliktelsene.
Kirkesamfunnets arkiv
Kirkesamfunnet lagrer i sitt permanente arkiv forskjellige typer dokumenter som kan inneholde personinformasjon. Eksempler på dette kan være årsmeldinger, referat fra Kirkemøte og møter i Kirkeråd og lokalmenighetenes administrative råd, ansettelseskontrakter og referat fra saksbehandling.
Innsendte skjemaer og egenmeldinger i forbindelse med kirkelige handlinger arkiveres fysisk.
Ytterligere spørsmål
Dersom du har ytterligere spørsmål om vår håndtering av personinfo, ønsker innsyn i hvilke opplysninger vi har lagret om deg, eller å legge frem en klage, vennligst send e-post til post@lkn.no eller ta kontakt med biskop direkte. Krav om innsyn eller sletting skal leveres skriftlig. Oppdatert kontaktinformasjon finner du på lkn.no.